「山のような書類に追われて、日報や記録の作成が全く追いつかない…」
「日々の業務がパンパンで、気づけば今日も残業…」
そんな悩みを抱えるケアマネージャーの方は、決して少なくないのではないでしょうか。ご利用者様やご家族、関係機関との調整に奔走し、事務所に戻ってからが記録作成の本番。本当に大変な毎日だと思います。
しかし、もしその業務の大部分を、いつもあなたの手の中にある「スマートフォン1台」で完結させられるとしたら、どうでしょうか？
この記事では、私が実際に行っているiPhoneを活用した業務効率化テクニックを、具体的かつ詳細にご紹介します。事務所に戻らずとも、移動中やちょっとしたスキマ時間で記録作成が終わる。そんな未来を手に入れるための第一歩です。
なぜ「iPhone」なのか？
なぜ、PCやタブレットではなく、iPhoneなのでしょうか？理由は3つあります。
- 圧倒的な携帯性: 常に持ち歩くiPhoneだからこそ、いつでもどこでも業務が可能です。訪問先への移動中、アポイントの合間など、これまで無駄にしていた時間を最大限に活用できます。
- 直感的な操作性: 普段から使い慣れているため、新しい機器の操作を覚えるストレスがありません。思い立った瞬間に、すぐにメモや記録を開始できます。
- 高性能な標準機能: 近年のiPhoneは、非常に高性能なマイクと音声認識機能を標準で搭載しています。特別なアプリを追加せずとも、驚くほど正確に音声をテキスト化してくれるのです。
PCを開く手間も、重いタブレットを持ち歩く必要もありません。あなたのポケットの中にあるiPhoneが、最強のビジネスツールに変わります。
音声入力で日報・メモを一発作成！すべての基本はここから
業務効率化の核となるのが「音声入力」の徹底活用です。
訪問が終わった直後、車内で記憶が鮮明なうちにiPhoneのメモ機能を開いてください。そして、キーボードのマイクボタンをタップし、話すだけ。［個人情報が漏れないよう車内がオススメ！！］
「今日、田中様宅を訪問。最近、夜中にトイレに起きることが増え、少し不安を感じていらっしゃるとのこと。転倒リスクについて再評価が必要。来週のモニタリング時に、福祉用具の専門相談員と連携し、手すりの設置を提案する方向で調整。」
このように話すだけで、あっという間に記録の骨子が完成します。手で入力するより5倍は速い感覚です。
【音声入力のコツ】
- 句読点も音声で: 「まる（。）」、「てん（、）」、「かいぎょう（改行）」と話すことで、句読点や改行も自動で入力され、後々の編集が格段に楽になります。
- 静かな環境で: なるべく周囲が静かな環境で話すのが精度を上げるコツです。車の中は、個人情報漏洩防止にもつながるし絶好の「個室」になります。
- 思考を止めない: とにかく思いついたことから話してみましょう。完璧な文章を目指す必要はありません。後でいくらでも修正できます。まずは「情報のテキスト化」が最優先です。
一時的な備忘録としても、この音声入力は絶大な効果を発揮します。「〇〇さんに電話する」「来週のサービス担当者会議の資料作成」など、頭に浮かんだタスクをすぐに音声でメモしておけば、抜け漏れを防げます。
Googleカレンダーに同期させ、メモとスケジュールを神速管理
次に、音声入力で作成したメモを**「Googleカレンダー」**と連携させます。これにより、情報が整理され、格段に管理しやすくなります。
【具体的な手順】
- 訪問や会議など、スケジュールをGoogleカレンダーに入力します。これはPCでもスマホでも構いません。
- 訪問後、iPhoneのメモアプリに音声入力で記録を作成します。
- 作成したメモのテキストを全てコピーします。
- 該当するGoogleカレンダーの予定を開き、説明（メモ書き）欄にペーストします。
- 予定のタイトルを「【記録済】〇月〇日 田中様宅訪問」のように変更しておくと、進捗管理も一目瞭然です。
【Googleカレンダー活用のメリット】
- 情報の一元化: 「いつ」「誰に」「何をしたか」が一つのアプリで完結します。あの記録はどこに書いたっけ…と探す時間がゼロになります。
- 強力な検索機能: 「田中様」と検索すれば、過去の訪問記録が時系列で全て表示されます。急な問い合わせにも慌てず対応可能です。
- マルチデバイス同期: スマホで入力したメモは、事務所のPCのGoogleカレンダーにも即座に同期されます。PCでの清書や転記もスムーズです。
とりあえずのメモは、全てGoogleカレンダーに放り込んでおく。この習慣が、あなたの記憶外部メモリとして強力に機能し始めます。
【重要】個人情報を守りながら、ChatGPTで文章を清書・整形する
音声入力した殴り書きのメモは、そのままでは公的な書類になりません。ここからが、テクノロジーを活用した時間短縮の真骨頂。「ChatGPT」を使って、文章を清書・整形します。
【絶対厳守！個人情報保護のルール】
ChatGPTなどのAIに情報を入力する際は、個人情報の漏洩に最大限の注意を払う必要があります。 以下のルールを徹底してください。
- 氏名は絶対に匿名化: 「田中様」→「A様」、「山田ケアマネ」→「Bケアマネ」のように、必ず仮名に置き換えます。
- 住所や電話番号は削除: 住所、番地、電話番号、生年月日などの個人を特定できる情報は、メモの段階で入力しないか、ChatGPTに入力する前に必ず削除します。
- 具体的な病名はぼかす: 「〇〇がん」→「特定の疾患」、「〇〇施設」→「入居中の施設」のように、具体名を避け、一般的な表現に置き換えます。
【ChatGPT活用例】
先ほどのメモを、個人情報に配慮して以下のように修正します。
A様宅を訪問。最近、夜間にトイレに起きることが増え、少し不安を感じていらっしゃるとのこと。転倒リスクについて再評価が必要。来週のモニタリング時に、福祉用具の専門相談員と連携し、手すりの設置を提案する方向で調整。
このテキストをChatGPTにコピー＆ペーストし、以下のような指示（プロンプト）を与えます。
指示の一例:「以下の介護記録のメモを、公式な介護記録として提出できるような、丁寧かつ客観的な文章に清書してください。専門用語を適切に使用し、箇条書きではなく自然な文章にまとめてください。」
すると、ChatGPTは以下のような文章を生成してくれます。
ChatGPTによる生成例:「本日、A様宅へ定期訪問を実施。ご本人様より『最近、夜間のトイレ覚醒回数が増加しており、その際の歩行に不安がある』との訴えが聞かれた。夜間における転倒リスクの高まりが懸念されるため、再アセスメントの必要性を判断した。次回のモニタリング訪問の際、福祉用具専門相談員に同行を依頼し、トイレ及び廊下への手すり設置の有効性について検討・提案を行う予定である。」
どうでしょうか。あの数秒の音声入力メモが、ほんの十数秒で、体裁の整った公式な記録文章に生まれ変わりました。誤字脱字のチェックや、より適切な表現の提案もしてくれるため、文章作成のクオリティも向上します。
仕上げはコピペ！書類作成の時間を極限まで短縮
ChatGPTが生成した完璧な文章をコピーし、あとは事業所指定の記録システムやWord、Excelなどの所定の様式にペーストするだけ。
このフローを使えば、事務所に戻ってから「えーっと、あの日の記録は…」と思い出しながらうんうん唸る時間は完全になくなります。あるのは、「貼り付け」という単純作業だけです。
訪問件数が多ければ多いほど、このテクニックは絶大な効果を発揮します。1件あたり30分かかっていた記録作成が5分で終われば、1日に数時間の余裕が生まれる計算です。
まとめ：あなたも、スマホ1台で働き方を変えられる
私のような一人ケアマネに近い状況、あるいは小規模事業所で忙しく働く方でも、特別なコストをかけることなく、スマホ1台でここまで業務を効率化できます。
この4つのステップを実践するだけで、記録業務にかかる時間は劇的に削減されるはずです。
生まれた時間で、ご利用者様と向き合う時間を増やしたり、新しい知識を学ぶために使ったり、何よりも、あなた自身のプライベートや家族との時間を大切にしたりすることができます。
何から手をつければいいか分からない、という方は、まずは**「訪問直後の車内で、iPhoneに音声入力してみる」**ことから始めてみてはいかがでしょうか？
その小さな一歩が、あなたの働き方を大きく変える、革命の始まりになるはずです。
コメント